Az Axis 4 hónap alatt vezette be az IBM Cognos Planning-re alapuló, 10 ország terveinek elkészítését támogató megoldást

Összefoglaló

Az Axis Consulting 2000 Kft. 2009. szeptemberében sikeresen lezárta IBM Cognos 8 Planning bevezetési projektjét a Pepsi Americas közép- és kelet európai (CEE) régiója számára. A rendszert a budapesti regionális központ mellett hat környező ország használja, összesen 10 ország terveinek elkészítésére. A projekt keretében sor került több külföldi városban történő oktatásra is. A Pepsi Americas CEE régiójának 2010-es éves tervezése és a tervek prezentálása az egyesült államokbeli központ felé az új tervező rendszerrel történt.

Üzleti igény a Pepsi részéről

A Pepsi Americas 5 milliárd dolláros éves bevételével a Pepsi termékek második legnagyobb gyártója és forgalmazója. A közép-európai régióban 7600 alkalmazott dolgozik, 13 gyár és 45 raktár található, a régió éves árbevétele eléri az 1,2 milliárd dollárt.

A Pepsi budapesti reginoális központja a tervező rendszer bevezetése előtt a nagyvállalatokra jellemző problémákkal szembesült a tervezés során:

1. minden ország a saját elszigetelt rendszerét használta, eltérő folyamatokkal, számításokkal;
2. az országok egyéni terméktörzseket használtak, ez országonként 300-500 terméket jelentett;
3. a központ manuálisan végezte az országok konszolidációját az országok által küldött excel táblák alapján;
4. nem állt rendelkezésre beépített workflow kezelés.

A megoldás: IBM Cognos 8 Planning

A felvetett problémák megoldására az IBM Cognos Planning tervező eszköz bevezetését javasoltuk. A rendszer bevezetése 4 hónapig tartott, ebből másfél hónapot a tervezés, másfél hónapot a fejlesztés, egy hónapot pedig az oktatás és tesztelés tett ki. A pénzügyi tervezésre területenként külön Planning Contributor alkalmazásokat hoztunk létre, amiket a felhasználók webes felületen érhetnek el. A rendszerbe adatrögzítés túlnyomóan excel és szöveges fájlok importján keresztül történik.

A Pepsi az új rendszerrel tervezi a teljes regionális termékpalettájának értékesítési- és gyártási mennyiségét, bevételi- és  nyersanyagráfordítási adatait mintegy 1500 termékre és 450 nyersanyagra. Szintén megvalósításra került a marketing és gyártási költségek tervezése, és a költségek allokálása termékekre. A rendszer a multinacionális vállalat igényeihez igazodva több devizanemet is kezel, nyersanyag beszerzési pénznemként bármilyen deviza kiválasztható, a kimutatások pedig minden ország saját pénznemében, továbbá amerikai dollárban és euróban állnak elő. A legfontosabb mérőszámokhoz előrejelzés adatok tölthetőek be, így a következő évi terv akár a tárgyévi előrejelzés alapján is elkészíthető.

Az értékesítési mennyiség tervezéséhez remek lehetőséget nyújt a Cognos Planning visszaosztás ('break-back') funkciója; egy táblázaton belül lehetőség van lentről felfelé (adatbevitel termékenként, és azok felösszegzése), fentről lefelé (adatbevitel pl. márka szinten, és korábbi évek tapasztalati ízmegoszlása alapján leosztás termékekre), vagy akár az éppen aktuális előrejelzés százalékos változtatásával történő tervezésre is.

Az IBM Cognos 8 Planning bevezetésével az Axisnak sikerült megvalósítania a Pepsi Americas legfőbb elvárásait:

1. a konszolidáció, illetve az országok és a központ közötti információáramlás automatizálását; a konszolidáció a Contributor alkalmazások szerkezetének, valamint a projekt során bevezetett egységes terméktörzsnek köszönhetően automatikusan megtörténik, a központnak semmilyen feladata nincs ezen a téren. Amint az országok elmentik a terveiket, automatikusan előállnak a regionális és termék szintű összesített adatok.
2. a tervezési folyamat sztenderdizálását, egyszerűsítését; a régió minden országa egységes modellt használ, egységes kalkulációkkal, törzsekkel. A modell struktúráját, a kalkulációkat csak a központi kontrolling módosíthatja.
3. országok közötti benchmark elemzések lehetővé tételét; az előző két pont következtében a mutatószámok valódi tartalma minden országban megegyezik, lehetővé téve összehasonlítások egyszerű elkészítését.
4. átlátható, kezelhető tervezési folyamat megvalósítását. A rendszer beépített workflow kezelésének köszönhetően a regionális központ lépésről lépésre figyelemmel követheti a tervezés folyamat aktuális állapotát, és kontrollálhatja a teljes folyamatot.