Irat- és dokumentumkezelés, csoportmunka támogatás, ahogy Önnek tetszik!

Napjainkra egyre több szervezet számára elkerülhetetlenné válik, hogy dokumentumait rendszerezze és tárolja. Legtöbben a dokumentumkezelést egyszerűen az információ elektronikus úton történő iktatásának tekintik, azonban ez a feladat ennél lényegesen összetettebb. A dokumentumkezelés olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejártukat követően megsemmisítik dokumentumaikat, így felügyelve azok teljes életciklusát.

A legkorszerűbb informatikai architektúrára - Intranet/WEB technológiára - épülő Contentum.Net alkalmazáscsomag a dokumentummenedzsment és a csoportmunka-támogatás, az irat- és ügykezelés, a munkafolyamat-vezérlés és az elektronikus ügyintézés terén egyaránt megbízható és hatékony támogatást nyújt mind a közigazgatási, mind a gazdasági szervezetek számára. Moduláris felépítése, paraméterezhetősége révén rugalmasan a szervezet igényeihez illeszthető.

• eRecord: iratkezelési alapmodul, amely megfelel a törvényi előírásoknak (Certop által bevizsgált);
• eDocument: dokumentumtár, amely a történetiséget kezelve tárolja a dokumentumokat és azok verzióit;
• eImage: professzionális, KOFAX driveres iratdigitalizáló alkalmazás szövegfelismerési funkcionalitással;
• eWord: MS Office 2007 komponensek a kimenő levelezés sablonhasználaton alapuló egységesítésére, a küldemények iktatására és dokumentumtárban történő rögzítésére;
• eOutlook: MS Outlook-ba beépülő kliens oldali komponens az e-mailek érkeztetésére, iktatására és archiválására;
• eTempMan: riportkészítő modul;
• MS SQL Server 2005 Reporting Services illetve IBM Cognos termékek: vezetői riportok, automatizáltan előállított kimutatások elkészítésére;
• eGov: integrációs felület az elektronikus ügyintézés támogatására.

A modulok külön-külön vagy integráltan is bevezethetők.

Skálázható irodaautomatizálási folyamatok

A Contentum.Net lehetővé teszi a néhány felhasználós részlegektől a több száz felhasználós szervezetekig az iktatási rendszer és dokumentumtár testre szabását. A rendszer rugalmasan paraméterezhető, egyéniesíthető. A munkafolyamatok a szervezet igényei szerint definiálhatók, a jogosultságok a felhasználó szerepköre és a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye alapján határozható meg, így kifinomult felhasználói profilok állíthatóak be. 

Iratdigitalizálás teljes körű támogatása

A Contentum.Net digitalizáló modulja az eImage az iratdigitalizálás teljeskörű támogatását nyújtja. A háttérben futó automatikus szövegfelismerés lehetővé teszi a tartalomra való "full-text search" keresést. Képes vonalkód felismerésre, vonalkód alapú dokumentum generálásra, illetve a digitalizált tartalom vonalkód alapján automatikusan történő küldeményhez, irathoz csatolására. Lehetővé teszi a szkennelt dokumentumok dokumentumtárba való automatikus feltöltését.

Microsoft .Net technológia - biztonságos, korszerű megoldás

A Contentum.Net a Microsoft .Net technológiájára és az MS SQL szerver adatbáziskezelőre épülő alkalmazás, a funkciók elérése MS Explorer vékony kliens felhasználói felületen keresztül biztosított. Az ASP.Net használata a rendszer prompt és könnyű kezelhetőségét biztosítja a felhasználók számára.

Magas szintű MS Office integráció

A Contentum.Net MS Outlook-ba beépülő komponensei a megszokott kliens felületről teszik lehetővé az e-mailek érkeztetését.

A Contentum.Net MS Word-be beépülő komponensei lehetővé teszik a dokumentumok előre elkészített sablonokon alapuló létrehozását és közvetlen iktatását. Az iktatott dokumentumokhoz a rendszer generálja az iktatószámot, az adott iktatószámhoz tartozó dokumentumverzió pedig letárolásra kerül a dokumentumtárban. Ez alapján bármikor visszakereshető, hogy az iktatáskor pontosan mi volt a dokumentum tartalma. A küldemények iktatása során az iktatószám és a dokumentumhoz generált vonalkód bekerül az üzenet tárgyába, így a címzett is pontos hivatkozási számot kaphat külön ügyintézői tevékenység nélkül. Védelmi mechanizmusok alkalmazásával a program korlátozza az e-mailek többszöri iktatását, illetve meggátolja az iktatott üzenetek tartalmának módosítását. A megoldás bevezetésével a sablonhasználat révén egységessé válik a kimenő levelek arculata, és csökkenhet helyi tárolóigény, mivel a hivatalos e-mailek a dokumentumkezelő rendszerben archiválásra kerülnek. 

Kibővített minősítés

A CERTOP által 2007. december 7-én kiadott tanúsítvány értelmében az Axis Consulting 2000 Kft. által kifejlesztett Contentum.Net dokumentum-és ügyiratkezelő szofver a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet követelményeit kibővítetten teljesíti. A tanúsítvány 2010. december 31-ig érvényes, regisztrációs száma: 02-T9038/2007-04442.

Szeretné a rendszert jobban megismerni? Küldje el kérdéseit az info@axis.hu mail címre. Kollégáink készséggel állnak rendelkezésre a rendszer megismertetésében és a kérdések megválaszolásában!